Hủy hóa đơn điện tử là một trong những nghiệp vụ kế toán thường xuyên gặp phải nếu xảy ra sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Vì vậy, để giúp bạn giải quyết vấn đề này, hôm nay hãy cùng VisioEdu tìm hiểu về Hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78.

1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Theo quy định tại khoản 10 điều 3 nghị định 123 hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ đó không còn giá trị sử dụng.

Thực hiện hủy hóa đơn khác với tiêu hủy hóa đơn. Bởi theo quy định tại khoản 11 điều 3, tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử đó không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và không thể tham chiếu các thông tin trong hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy.

2. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định các trường hợp hủy hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

– Trường hợp 1, nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua mà có sai sót thì người bán thực hiện:

+) Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

+) Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

– Trường hợp 2, nếu người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện:

+) Hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

+) Tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng)…

=> Xem thêm: 2 trường hợp hủy hóa đơn điện tử

3. Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Hiện nay, các doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Vì vậy trong bài viết này, VisioEdu sẽ hướng dẫn bạn các hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78.

Cụ thể thủ tục hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 được quy định như sau:

Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế

Nếu phát hiện hóa đơn có sai sót, kế toán truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử, chọn vào phân hệ Xử lý hóa đơn và chọn Thông báo hóa đơn có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT). Hiện nay, các phần mềm hóa đơn điện tử đều sẽ tự động kế thừa dữ liệu từ hóa đơn sai sót gốc để lập thông báo 04/SS-HĐĐT.

Lưu ý: Tại cột 07 của thông báo, kế toán phải điền nội dung là “Hủy”.

Sau khi hoàn thành, kế toán thực hiện ký số và gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế. Phần gửi thông báo hủy hóa đơn này đều được tích hợp trên các phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

Sau khi hoàn thành bước 1, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, sau đó ký số và gửi cho cơ quan Thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót

Sau khi đã thực hiện các bước trên, kế toán chỉ cần chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn

Dù không có quy định nào bắt thuộc làm thủ tục này nhưng để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.

Bước 5: Tra cứu

Để xác nhận chắc chắn hóa đơn điện tử sai đã đước hủy bỏ, kế toán nên truy cập website: tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra hóa đơn đó đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế chưa.

4. Một số quy định cần lưu ý khi hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Ngoài ra, một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện hủy hóa đơn:

Các trường hợp như giải thể doanh nghiệp, đóng mã số thuế, di chuyển địa điểm kinh doanh… thì doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Phải nộp thông báo 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.

>> Xem thêm: Xử lý hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ

Trên đây là các nội dung hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78. Để nắm vững kiến thức về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78 tham khảo ngay khóa học Ôn thi Đại lý Thuế

>> Đăng ký tham gia ngay hôm nay: https://bit.ly/VisioEdu_DangKyDaiLyThue/